Nelle imprese, alcuni rapporti contrattuali diventano parte dell’organizzazione. Per questo i contratti più importanti andrebbero costruiti su misura e riletti periodicamente, non solo quando nasce un problema.
Quando un’impresa lavora bene, i contratti tendono a restare sullo sfondo.
Ci sono fornitori abituali, clienti ricorrenti, rapporti di distribuzione, accordi di collaborazione, servizi esternalizzati, contratti quadro, condizioni generali, incarichi tecnici. Alcuni rapporti nascono in modo semplice e poi crescono. Altri vengono rinnovati per abitudine. Altri ancora continuano senza che nessuno si chieda se il documento che li disciplina descriva ancora il modo in cui quell’attività viene svolta.
Finché tutto funziona, è normale concentrarsi su produzione, vendite, persone, investimenti e risultati. Il contratto torna al centro quando bisogna firmarne uno nuovo, quando occorre rinnovarlo o quando nasce un problema.
Eppure, in molte imprese, alcuni contratti non sono semplici documenti da archiviare. Regolano rapporti da cui dipende una parte importante dell’attività, disciplinano forniture essenziali, sostengono reti commerciali, organizzano collaborazioni destinate a durare negli anni o rendono possibile un determinato modello di business.
Il problema, di solito, emerge quando un rapporto entra in tensione. Ma nasce prima.
Nasce quando l’impresa cresce e alcuni contratti, quasi senza farsi notare, diventano parte del suo modo di lavorare. A quel punto non basta più chiedersi se il contratto esista o se sia stato firmato: occorre capire che peso abbia assunto nella vita dell’azienda.
Non tutti i rapporti hanno lo stesso valore
Nella pratica i contratti finiscono spesso per essere considerati tutti allo stesso modo.
In realtà non è così.
Ci sono rapporti facilmente sostituibili e altri che, se venissero meno, metterebbero in seria difficoltà un'intera linea produttiva o commerciale. Ci sono clienti importanti non soltanto per il fatturato, ma perché consentono di presidiare un mercato o di sostenere un investimento. Ci sono fornitori che non offrono semplicemente un prodotto, ma un know-how, una continuità o un'organizzazione difficili da rimpiazzare.
Questa distinzione dovrebbe essere chiara prima che il rapporto entri in una fase problematica.
Capire quali contratti sono diventati davvero strategici aiuta a leggere meglio l'impresa e a prendere decisioni con maggiore consapevolezza.
A volte il contratto non c'è. Altre volte non è più quello giusto.
Uno dei problemi più frequenti è che il contratto, semplicemente, manca.
Il rapporto è cresciuto attraverso ordini, conferme, scambi di e-mail, condizioni generali predisposte anni prima o prassi consolidate nel tempo. Finché tutto procede regolarmente, questa impostazione sembra sufficiente. Quando però il rapporto cambia o diventa economicamente rilevante, emergono facilmente zone grigie che sarebbe stato preferibile affrontare prima.
In altri casi il contratto esiste, ma è stato costruito per una realtà che nel frattempo è cambiata. L'impresa è cresciuta, il volume d'affari è aumentato, il ruolo della controparte si è modificato, sono cambiate le esigenze organizzative o commerciali. Il documento, invece, è rimasto lo stesso.
Un contratto dovrebbe essere costruito su misura, perché ogni impresa ha un'organizzazione, un mercato e rapporti commerciali diversi.
Ma anche un contratto ben costruito non resta perfetto per sempre.
Come un'automobile, ha bisogno di un tagliando periodico. Non perché sia guasto, ma perché nel tempo possono essere cambiati il percorso, l'utilizzo, le esigenze dell'impresa e i rischi che quel contratto è chiamato a governare. Oppure perché l'esperienza concreta del rapporto ha fatto emergere clausole poco chiare, passaggi migliorabili o aspetti che, nella pratica, meritano di essere rivisti.
Rileggere un contratto non significa riscriverlo da zero. Significa verificare se continua a descrivere correttamente il rapporto che disciplina.
Un contratto può dare stabilità oppure creare rigidità
Un contratto ben costruito rende più chiari i rispettivi obblighi, distribuisce correttamente rischi e responsabilità e riduce le aree di incertezza.
Ma può anche accadere il contrario.
Ci sono rapporti che, con il passare del tempo, finiscono per limitare la capacità dell'impresa di cambiare fornitore, modificare una rete commerciale, riorganizzare un'attività o preparare un'operazione straordinaria.
Questi problemi raramente emergono quando il contratto viene firmato.
Si manifestano quando l'impresa cresce, cambia mercato, apre nuovi canali commerciali, riorganizza la propria attività o affronta un passaggio importante della propria storia.
È in quel momento che ci si accorge che il contratto non era un semplice documento da archiviare.
Era uno degli strumenti attraverso i quali l'impresa si era organizzata.
Aggiornare un contratto non significa che qualcosa non funziona
Molti imprenditori associano la revisione di un contratto all'esistenza di un problema.
In realtà dovrebbe accadere il contrario.
Proprio quando il rapporto funziona è più facile aggiornarlo, chiarire aspetti rimasti ambigui, adeguarlo all'evoluzione dell'impresa e correggere ciò che l'esperienza ha dimostrato essere meno efficace.
Naturalmente non tutti i contratti richiedono lo stesso livello di attenzione.
Il punto è individuare quelli che incidono realmente sull'organizzazione dell'impresa e sottoporli, di tanto in tanto, allo stesso controllo periodico che ogni imprenditore riserva agli altri strumenti essenziali della propria attività.
Leggere i contratti come parte del governo dell'impresa
Guardare i contratti in questa prospettiva significa considerarli per ciò che spesso sono davvero: non soltanto documenti giuridici, ma elementi dell'organizzazione aziendale.
Per questo la domanda non dovrebbe essere soltanto se il contratto esiste.
Dovrebbe essere se quel contratto è ancora coerente con l'impresa che, nel frattempo, è cambiata.
Perché un'impresa ben governata non conosce soltanto i propri numeri, i propri clienti e i propri fornitori.
Conosce anche i rapporti contrattuali che sostengono la sua attività e verifica, periodicamente, che continuino a essere adatti al percorso che l'azienda sta compiendo.
